PENGUSULAN KENAIKAN PANGKAT PNS MENGGUNAKAN DOCUDIGITAL

Pengelolaan kenaikan pangkat berbasis digital dokumen merupakan inovasi yang dicanangkan oleh Kantor Regional IV Badan Kepegawaian Negara (BKN) Makassar dengan memanfaatkan aplikasi EWAKO (Electronic Webservice Application of KPO and PPO) serta penggunaan tanda tangan digital (digital signature). Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Tengah merupakan Provinsi pertama yang proses kenaikan pangkatnya dilayani oleh BKN dengan menggunakan sistem Digital Dokumen melalui aplikasi Ewako (Electronic Webservice Application of KPO and PPO). Aplikasi Ewako sendiri telah dilaunching pada tahun yang lalu tepatnya yaitu pada tanggal 1 Juli 2020 bersamaan dengan pencanangan Zona Integritas (ZI) menuju Wilayah Bebas Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM).

Aplikasi EWAKO adalah aplikasi yang diluncurkan sebagai pendamping SAPK. Dengan aplikasi Ewako maka usul berkas kenaikan pangkat sudah tidak lagi menggunakan kertas (lesspaper). Tapi semua berkas discan berformat PDF. Keberhasilan implementasi kenaikan pangkat PNS menggunakan aplikasi EWAKO pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Tengah dapat dilihat Pada hasil proses kenaikan pangkat tahun anggaran 2021 dimana pada periode April 2021dimana sebanyak 1072 berkas kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil lingkup Provinsi Sulawesi Tengah telah sukses melewati proses verifikasi dari pengelola Kenaikan Pangkat Kantor Regional IV Badan Kepegawaian Negara Makassar (Kanreg IV BKN).

Namun aplikasi EWAKO yang digunakan sejak kenaikan pangkat PNS periode April sampai dengan Oktober 2021 tidak lagi digunakan dalam pengelolaan kenaikan pangkat PNS. Hal tersebut dikarenakan aplikasi EWAKO adalah aplikasi keluaran Kantor Regional IV Badan Kepegawaian Negara (BKN) Makassar, sehingga hanya digunakan oleh instansi yang berada dalam cakupan Kantor Regional IV Badan Kepegawaian Negara (BKN) Makassar. Atas dasar pandangan harus adanya keseragaman dalam konteks sistem pengelolaan kenaikan pangkat di seluruh wilayah Republik Indonesia, maka aplikasi EWAKO tidak lagi digunakan dan diganti dengan penggunaan aplikasi DOCUDIGITAL (Documen Digital) yang dicanangkan oleh BKN Pusat yang penggunaannya di seluruh instansi dalam wilayah Republik Indonesia baik instansi pusat maupun daerah sejak periode kepangkatan pada Oktober 2020 hingga saat ini. 

DOCUDIGITAL BKN merupakan aplikasi pendukung Sistem Aplikasi  Pelayanan Kepegawaian (SAPK) BKN yang berfungsi sebagai media untuk mengunggah dokumen digital dalam proses pengusulan layanan kepegawaian, seperti Kenaikan Pangkat PNS dan Pensiun PNS/Pejabat Negara, sehingga proses pengiriman dokumen dilakukan lebih cepat dan efisien. Terdapat lima kelebihan dari Aplikasi DOCUDIGITAL BKN, diantaranya dokumen usulan terdigitalisasi sehingga mengurangi kemungkinan hilang atau terselip, DOCUDIGITAL BKN sudah terorganisir dengan SAPK BKN, Alur aplikasi yang sederhana, dan proses dari penyelesaian berkas dapat diakses dan dimonitoring secara up to date. Hingga kini BKN melakukan proses layanan melalui Sistem Aplikasi  Pelayanan Kepegawaian (SAPK) dan aplikasi pendukung unggah dan unduh dokumen elektronik melalui http://docudigital.bkn.go.id. Untuk layanan kenaikan pangkat. Penggunaan DOCUDIGITAL BKN dimulai 1 Oktober 2020, sementara untuk layanan Pensiun PNS, pejabat Negara, dan Janda/Duda, mulai usul masuk 1 Agustus 2020.

Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Tengah yang masuk ke dalam wilayah kerja Kantor Regional IV Badan Kepegawaian Negara (BKN) Makassar  tentunya juga mlakukan pengelolaan kenaikan pangkat PNS dengan memanfaatkan aplikasi DOCUDIGITAL BKN. Adapun dalam prosesnya selanjutnya BKD Prov. Sulteng berkomitmen dalam program pengalihan berkas usul kenaikan pangkat PNS dari fisik menjadi dokumen digital yang dapat dilihat dalam usul kenaikan pangkat PNS dimana persyaratan tersurat BKD ke seluruh OPD mengenai syarat usul kenaikan pangkat yaitu berikut ini :

1. Bahwa Badan Kepegawaian Negara akan melaksanakan proses mutasi kepegawaian, terutama kenaikan pangkat PNS dan Pensiun PNS/pejabat Negara berbasil less paper dengan penggunaan tanda tangan digital (digital signature) melalui Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) dan aplikasi pendukung unggah dan unduh dokumen elektronik melalui https://docudigital.bkn.go.id.
2. Dalam rangka peningkatan pelayanan publik dan percepatan reformasi birokrasi, Badan Kepegawaian Negara mempersiapkan perubahan proses layanan mutasi kepegawaian, terutama Kenaikan Pangkat PNS dan Pensiun PNS/Pejabat Negara yang berbasis less paper dengan penggunaan tanda tangan digital (Digital Signature). Untuk melakukan proses layanan tersebut, BKN mempersiapkan mekanisme secara elektronik melalui Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) dan aplikasi pendukung untuk menggunggah dan mengunduh dokumen elektronik melalui aplikasi Docudigital (https://docudigital.bkn.go.id).
3. Memperhatikan poin 1 dan 2 perlu diatur sebagai berikut :
   • Kenaikan Pangkat Jabatan Struktural :
     • Surat Pengantar dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD)
     • SK Pangkat Terakhir
     • SK Pengangkatan Jabatan Struktural dan Surat Pernyataan Pelantikan (Lama)
     • SK Pengangkatan Jabatan Struktural dan Surat Pernyataan Pelantikan (Baru)
     • SK Pengangkatan Jabatan Eselon II, Lampiran Rekomendasi KASN dan hasil seleksi lelang jabatan  (khusus Gol IV/b ke IV/c dan Gol IV/c ke IV/d)
     • SKP 2 tahun terakhir (asli)
     • Sertifikat PIM III/Ujian Dinas (khusus Gol. III/d ke IV/a)
     • Ijazah dan Transkip Nilai Terakhir
     • Ijazah dan Transkip Nilai Terakhir legalisir asli dari Perguruan Tinggi (khusus Penyesuaian Gelar/Ijazah)
     • Surat Izin Belajar / SK Tugas Belajar (khusus penyesuaian gelar/ijazah)
     • Surat Keterangan Pengambilan dari Kampus ke Instansi Asli (Khusus Penyesuaian Ijazah)
     • Surat Penarikan dan Penempatan Kembali Setelah Selesai Tugas Belajar (Khusus Penyesuaian Gelar/Ijazah)
     • Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT) Cetak Print (khusus Penyesuaian gelar/Ijazah)
     • Fotocopy Legalisir SK, CPNS, Fotocopy Legalisir SK PNS, Fotocopy Karpeg
   • Jabatan Fungsional Tertentu :
     • Surat Pengantar dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD)
     • SK Pangkat Terakhir
     • Penetapan Angka Kredit (PAK) asli
     • BAP PAK (khusus guru) asli
     • SKP 2 tahun terakhir (asli)
     • SK Kenaikan Jabatan (Khusus yang akan naik jabatan)
     • SK Pengangkatan Pertama dalam Jabatan Funsional Tertentu
     • Sertifikat Uji Kompetensi / Sertifikat Diklat Fungsional
     • Ijazah dan Transkip Nilai Terakhir
     • Ijazah dan Transkip Nilai Terakhir legalisir asli dari Perguruan Tinggi (khusus Penyesuaian Gelar/Ijazah)
     • Surat Izin Belajar / SK Tugas Belajar (khusus penyesuaian gelar/ijazah)
     • Surat Keterangan Pengambilan dari Kampus ke Instansi Asli (Khusus Penyesuaian Ijazah)
     • Surat Penarikan dan Penempatan Kembali Setelah Selesai Tugas Belajar (Khusus Penyesuaian Gelar/Ijazah)
     • Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT) Cetak Print (khusus Penyesuaian gelar/Ijazah)
     • SK Pembebasan Sementara dari Jabatan Fungsional
     • SK Pengangkatan Kembali dalam Jabatan Fungsional
     • Fotocopy Legalisir SK, CPNS, Fotocopy Legalisir SK PNS, Fotocopy Karpeg.
   • Jabatan Fungsional Umum :
     • Surat Pengantar dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD)
     • SK Pangkat Terakhir
     • SKP 2 tahun terakhir (asli)
     • Sertifikat Ujian Dinas (khusus Gol. II/d ke III/a)
     • Ijazah dan Transkip Nilai Terakhir
     • Ijazah dan Transkip Nilai Terakhir legalisir asli dari Perguruan Tinggi (khusus Penyesuaian Gelar/Ijazah)
     • Surat Keterangan Uraian Tugas (ditanda tangani eselon II)
     • Surat Izin Belajar / SK Tugas Belajar (khusus penyesuaian gelar/ijazah)
     • Surat Keterangan Pengambilan dari Kampus ke Instansi Asli (Khusus Penyesuaian Ijazah)
     • Surat Penarikan dan Penempatan Kembali Setelah Selesai Tugas Belajar (Khusus Penyesuaian Gelar/Ijazah)
     • Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT) Cetak Print (khusus Penyesuaian gelar/Ijazah)
     • Fotocopy Legalisir SK, CPNS, Fotocopy Legalisir SK PNS, Fotocopy Karpeg.

Dengan tercapainya layanan mutasi kepegawaian secara elektronik diharapkan dapat semakin meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan kenaikan pangkat PNS dan mutasi kepegawaian secara umum. (INKA)