TUGAS-TUGAS PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI PADA PERANGKAT DAERAH

Mengutip dari bkn.go.id, artikel tanggal 11 Juli 2020 yang berjudul Pejabat Pengelola Informasi Dan Dokumentasi (PPID), dijelaskan bahwa Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik bertujuan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan bertanggung jawab, melalui penerapan prinsip-prinsip akuntabilitas, transparansi, dan supremasi hukum serta melibatkan partisipasi masyarakat dalam setiap proses kebijakan publik. Proses keterlibatan masyarakat perlu diakomodasikan dengan cara mempermudah jaminan akses informasi berdasarkan pedoman pengelolaan informasi publik dan dokiumentasi.

Adapun Bahwa dalam rangka mengatur tata kelola dan mengumumkan informasi kepada publik secara cepat, tepat, sederhana dan berbiaya ringan sesuai ketentuan, perlu diatur mengenai pemberian layanan informasi publik melalui wadah Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi bertanggung jawab di bidang layanan informasi publik yang meliputi proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan pelayanan dan pengumuman informasi yang dapat diakses oleh publik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Bersumber dari Dinas Komunikasi Dan Informatika Provinsi Sulawesi Tengah, adapun tugas-tugas dari PPID pada tiap perangkat daerah yaitu :

• Pengarah/ Atasan PPID Perangkat Daerah

1. Mengawasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan layanan informasi publik serta melakukan evaluasi pelaksanaannya;
2. Menerima permohonan keberatan atas penolakan dari permohonan informasi publik;
3. Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh pemohon informasi dalam jangka waktu sesuai ketentuan terhitung sejak diterimanya laporan keberatan secara tertulis.

• Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

1. memberikan layanan informasi kepada publik;
2. menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi kepada publik;
3. membantu PPID Provinsi didalam melaksanakan tugasnya;
4. melakukan verifikasi bahan informasi publik;
5. melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi;
6. menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh pemohon informasi publik
7. melakukan inventarisasi informasi yang dikecualikan untuk selanjutnya dilakukan uji konsekuensi;
8. Memproses pengaduan atau keberatan terhadap Pemohon informasi publik
9. membuat laporan tahunan pelayanan informasi publik.

• Sekretaris

1. Membantu pengadministrasian tugas PPID Perangkat Daerah;
2. Menyiapkan sarana dan prasarana kesekretariatan pendukung pelaksanaan tugas PPID Perangkat Daerah;
3. Menyiapkan data dan bahan penyusunan laporan tahunan PPID Perangkat Daerah;
4. Menata kelola proses pengaduan atau keberatan terhadap Pemohon informasi publik.

• Bidang pengelolaan informasi

1. Menyajikan dan mengumumkan data dan informasi Perangkat Daerah kemudian mempublikasi melalui web resmin dan atau akun media sosial resmi  dan atau media konvensional dan atau media komunikasi yang efektif lainnya;
2. Memutakhirkan informasi Perangkat Daerah sesuai klasifikasi informasi;
3. Menyimpan, memelihara dan atau mengubah informasi dalam format yang dibutuhkan dengan menggunakan sarana komunikasi yang efektif untuk pelayanan.

• Bidang pelayanan informasi

1. Memberikan informasis mengenai prosedur permohonan informasi, sarana serta membantu pemohon memperoleh informasi;
2. Menerima dan melayani informasi serta menyampaikan salinan informasi yang dimohonkan;
3. Menyampaikan informasi dalam bahasa yang mudah dimahami dan jika memungkinkan menggunakan bahasa daerah/lokal yang digunakan mayoritas penduduk;
4. Menetapkan permintaan informasi apabila tidak diterima jika syarat lengkap serta membantu melengkapi syarat pengajuan permintaan informasi;
5. Menyiapkan draf laporan pelayanan informasi publik  dan menyampaikan kepada Sekretaris PPID Perangkat Daerah.

• Bidang dokumentasi dan arsip

1. Melaksanakan pendokumentasian, penyimpanan, pengelolaan dan pemeliharaan arsip dan dokumen data dan informasi pada Perangkat Daerah;
2. Pelayanan penggunaan arsip dan dokumen data dan informasi pada Perangkat Daerah.

Pengelolaan informasi publik dan dokumentasi diharapkan dapat mendukung pelaksanaan tugas pemerintahan dan pembangunan dengan tetap menjaga prinsip kehati-hatian dalam kelangsungan Organisasi kepemerintahan. Dengan adanya PPID di tiap perangkat daerah semoga dapat menciptakan dan menjamin kelancaran dalam pelayanan informasi public dan dokumentasi bagi masyarakat. (SGL)