SELAYANG PANDANG PENGELOLAAN DATA KEPEGAWAIAN

A. LATAR BELAKANG

• DASAR HUKUM
  1. Undang-undang Nomor 11 Tahun 2018 tentang Informasi dan Transaksi elektronik;
  2. Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara;
  3. Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah;
  4. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil;
  5. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah
  6. Peraturan Kepala BKN Nomor 14 Tahun 2011 tanggal 28 Juni 2011 tentang Pedoman Pengembangan Database Pegawai Negeri Sipil;

• GAMBARAN UMUM

Simpeg (Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian) yang dibentuk dan disusun sesuai dengan amanat Undang-undang nomor 5 tahun 2014 tentang Aparatur sipil negara dimana diwajibkan adanya sistem informasi pengelolaan data kepegawaian. Dalam implementasinya Simpeg disusun berdasarkan pedoman dan ketentuan- ketentuan yang tertuang dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah. Ketentuan-ketentuan dalam Kepmendagri tersebut, terutama dipergunakan dalam pembakuan materi data kepegawaian, sehingga pengolahan data dengan sistem komputer dapat memenuhi kepentingan konsumsi yang lebih luas dan memenuhi standar pembentukan bank data kepegawaian yang lengkap.

Simpeg adalah sistem yang mampu memberikan informasi data-data pegawai pada suatu organisasi atau instansi untuk saling berinteraksi mencapai tujuan yang ditargetkan. Simpeg menangani data kepegawaian khususnya meliputi pendataan pegawai, proses perencanaan, pengadaan dan formasi kepegawaian, mutasi pegawai dan lain sebagainya.

Simpeg di lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah yang dikelola oleh Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Sulawesi Tengah telah dirintis pengembangannya sejak tahun 2002. Dengan bergulirnya reformasi birokrasi, pengembangan Simpeg menjadi hal yang krusial untuk mendukung agenda reformasi birokrasi yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, sumber daya manusia, dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang  cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi layanan kepegawaian.

Penggunaan serta pemanfaatan Aplikasi Simpeg dalam proses pelayanan kepegawaian semakin luas dan tidak hanya terbatas pada pejabat pengelola kepegawaian saja, namun juga seluruh PNS Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah Guna lebih mengoptimalkan dalam pengoperasian perlu disusun suatu kegiatan dalam pengelolaan data kepegawaian guna mewujudkan sumber daya aparatur yang profesional dan mempunyai kompetensi untuk mengelola aplikasi layanan kepegawaian. Kegiatan ini diharapkan dapat meningkatkan kompetensi tenaga pengelola aplikasi layanan kepegawaian secara menyeluruh untuk meningkatkan pelayanan dibidang kepegawaian di jajaran  Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah, perlu disusun suatu kerangka acuan kerja pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) bagi pejabat pengelola Kepegawaian dilingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah. Rumusan langkah tindak lanjut tersebut dituangkan dalam Kerangka Acuan Kerja Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Provinsi Sulawesi Tengah kegiatan Pengembangan Tahun 2021.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud
   • Mengkompilasi data kepegawaian yang ada di 50 (lima puluh) satuan OPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah, sehingga menjadi satu kesatuan data informasi.
   • Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Provinsi Sulawesi Tengah ini dimaksudkan untuk mengoptimalkan pengoperasian aplikasi layanan kepegawaian Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah dalam rangka mendukung pengelolaan data kepegawaian.
   • Meningkatkan kompetensi Pengelola kepegawaian OPD dalam Pengelolaan layanan kepegawaian melalui penggunaan aplikasi Simpeg OPD beserta sub sistemnya di lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah.
2. Tujuan
   • Menyajikan informasi data kepegawaian, sehingga dapat diperoleh gambaran/keadaan umum kepegawaian khususnya Pegawai Negeri Sipil di Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah.
   • Menyajikan informasi data kepegawaian, sebagai bahan guna memenuhi kebutuhan unsur pimpinan dalam rangka perencanaan, pembinaan pegawai serta kebutuhan lainnya.
   • Mempercepat dan mempermudah proses integrasi, pertukaran, pengumpulan dan penyebaran informasi kepegawaian antara OPD dilingkungan  Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah.
   • Terwujudnya tenaga pengelola data kepegawaian di setiap OPD yang kompeten dalam pengelolaan layanan kepegawaian.
   • Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.
   • Percepatan proses implementasi dan pelatihan mengenai aplikasi maupun modul baru pada aplikasi layanan kepegawaian.

C. RUANG LINGKUP KEGIATAN

Guna mendukung tercapainya tujuan sebagaimana dimaksud, Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Provinsi Sulawesi Tengah ini akan dilaksanakan dalam bentuk:

1. Penyediaan informasi kepegawaian melalui pencetakan Buku Profi Kepegawaian
2. Pertemuan dengan pengelola kepegawaian masing-masing OPD dan pengembangan aplikasi serta inventarisasi permasalahan dan kebutuhan melalui inventarisasi secara langsung ke OPD maupun penyelenggaraan pertemuan penghubung dengan mengundang pengelola kepegawaian seluruh OPD Provinsi Sulawesi Tengah.
3. Penyelenggaraan Bimbingan teknis (Bimtek) serta inventarisasi permasalahan dan kebutuhan melalui inventarisasi secara langsung ke OPD Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah dengan mengundang pengelola kepegawaian OPD Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah.

D. SASARAN

Sasaran dari kegiatan ini adalah para pengelola kepegawaian OPD Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah dengan harapan tercapainya sebuah mekanisme updating data pada aplikasi layanan kepegawaian yang dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi dalam pengelolaan kepegawaian khususnya bagi pengelola kepegawaian OPD Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah.

E. LOKASI KEGIATAN

Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Data Kepegawaian PNS Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah ini berlokasi di Palu Sulawesi Tengah.

F. KELUARAN

Keluaran    dari    Pengembangan    Sistem    Informasi    Data    Kepegawaian Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah adalah :

1. Terlaksananya Rapat Teknis Penghubung Pengelolaan layanan Kepegawaian tahun 2021.
2. Terselesaikannya Buku Profil Kepegawaian Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah.
3. Meningkatkan kompetensi pengelola kepegawaian OPD Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah dalam hal pengelolaan layanan kepegawaian.
4. Terbentuknya kerjasama yang baik dalam pengelolaan data kepegawaian PNS Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah sehingga tersedia data kepegawaian yang akurat dan up-to-date.
5. Memberikan layanan informasi kepada stakeholder secara cepat, tepat dan up-to-date.
6. Persamaan persepsi dalam pengelolaan layanan kepegawaian melalui peningkatan kemampuan pengelola kepegawaian OPD, sehingga mampu menjawab permasalahan di bidang pengolahan data pegawai yang pada akhirnya memberikan supporting data kepada Pimpinan dalam mengambil keputusan.
7. Inventarisasi ketersediaan sumber daya yang telah ada serta kebutuhan dan permasalahan dengan pelaksanaan koordinasi secara langsung ke OPD.
8. Menyediakan informasi yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian.
9. Tersosialisasinya Perkembangan aplikasi layanan kepegawaian Provinsi Sulawesi Tengah.
10. Tersosialisasinya program maupun inovasi layanan kepegawaian dan subsistem pendukungnya secara komprehensif dengan dukungan SDM yang berkompetensi tinggi.
11. Termanfaatkannya program aplikasi layanan kepegawaian dan subsistem pendukungnya di masing-masing OPD Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah untuk mendukung layanan bidang kepegawaian.

PELAYANAN DATA PEGAWAI

I. Pelayanan Data Pegawai

Persyaratan permintaan data kepegawaian:

1. Data Statistik Pegawai Data statistik pegawai disajikan perbulan pada website dan persmester pada buku statistik Badan Kepegawaian Daerah Propvinsi Sulawesi Tengah
2. Data Kepegawaian Lainnya Surat permintaan data ditujukan kepada Kepala Badan Kepegawaian Provinsi Sulawesi Tengah dengan menyebutkan peruntukkan data.

II. Kelola Informasi Data Pegawai

Persyaratan permintaan data kepegawaian:

1. Data Statistik Pegawai Data statistik pegawai  perbulan disajikan pada website Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Tengah dan persmester pada buku statistik Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Tengah
2. Data Kepegawaian yg di kelola pada di Sistem Informasi  Kepegawaian (SIMPEG)
   1. Pengarsipan Data Fisik
   2. Pengarsipan Data secara Elekronik (Scan)
3. Buletin Kepegawaian  terbit per 1 (satu) Tahun  pada bulan desember  tahun  berjalan
4. Website Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Tengah   https://bkd.sultengprov.go.id/ sebagai alat publikasi  kemajuan tehnologi informasi global yang berkembang saat ini.

III. Perbaikan Data

A. Perbaikan Nama PNS

1. JIKA NAMA DALAM SK CPNS DAN IJAZAH YANG DIGUNAKAN DALAM PENGANGKATAN CPNS BERBEDA DENGAN NAMA YANG TERCANTUM PADA DATA BKN, DALAM HAL INI PADA SAPK (SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN).
2. Perbaikan di lakukan oleh BKN Pusat di Jakarta.
3. Hasil ralat atau perbaikan berbentuk cetakan data pokok PNS yang dicetak langsung dari SAPK (SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN).
4. Berkas persyaratan:
   • Surat pengantar dari pimpinan perangkat daerah ditujukan kepada Kepala Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Tengah
   • Fotokopi SK CPNS dilegalisir
   • Fotokopi SK PNS dilegalisir
   • Fotokopi SK Kenaikan Pangkat Terakhir dilegalisir
   • Fotokopi Kartu Pegawai dilegalisir
   • Fotokopi Ijazah yang digunakan untuk pengangkatan CPNS dilegalisir

Keterangan:

1. Surat pengantar bagi PNS dilingkungan SMA/SMK, UPTD Satuan Pendidikan Non Formal oleh Kepala Dinas Pendidikan Dan Kebudayaan, sedangkan perangkat daerah lainnya oleh pimpinan perangkat daerah masing-masing.
2. Legalisir fotokopi SK Konversi NIP, SK CPNS, SK KP, Ijazah, dan Kartu Pegawai minimal oleh pejabat Eselon II.

B. Perbaikan Tanggal Lahir PNS

1. JIKA TANGGAL LAHIR DALAM SK CPNS DAN IJAZAH YANG DIGUNAKAN DALAM PENGANGKATAN CPNS BERBEDA DENGAN TANGGAL LAHIR PADA DATA BKN, DALAM HAL INI PADA SAPK (SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN).
2. Perbaikan di lakukan oleh BKN Pusat di Jakarta.
3. Hasil ralat atau perbaikan berbentuk cetakan data pokok PNS yang dicetak langsung dari SAPK (SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN).
4. Berkas persyaratan:
   • Surat pengantar dari pimpinan perangkat daerah ditujukan kepada Kepala Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Tengah
   • Fotokopi SK CPNS dilegalisir
   • Fotokopi SK PNS dilegalisir
   • Fotokopi SK Kenaikan Pangkat Terakhir dilegalisir
   • Fotokopi Kartu Pegawai dilegalisir
   • Fotokopi Ijazah yang digunakan untuk pengangkatan CPNS dilegalisir

Keterangan :

1. Surat pengantar bagi PNS dilingkungan SMA/SMK, UPTD Satuan Pendidikan Non Formal oleh Kepala Dinas Pendidikan Dan Kebudayaan, sedangkan perangkat daerah lainnya oleh pimpinan perangkat daerah masing-masing.
2. Legalisir fotokopi SK Konversi NIP, SK CPNS, SK KP, Ijazah, dan Kartu Pegawai minimal oleh pejabat Eselon II.

C. Perbaikan Tanggal Mulai Terhitung (TMT) Pada NIP PNS

1. JIKA TMT CPNS DALAM SK CPNS BERBEDA DENGAN TMT CPNS YANG TERCANTUM PADA NIP (NOMOR INDUK PEGAWAI) PNS PADA DATA BKN, DALAM HAL INI PADA SAPK (SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN).
2. Perbaikan di lakukan oleh BKN Regional IV Makassar.
3. Hasil ralat atau perbaikan berbentuk cetakan data pokok PNS yang dicetak langsung dari SAPK (SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN).
4. Berkas persyaratan:
   • Surat pengantar dari pimpinan perangkat daerah ditujukan kepada Kepala Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Tengah
   • Fotokopi SK CPNS dilegalisir
   • Fotokopi SK PNS dilegalisir
   • Fotokopi SK Kenaikan Pangkat Terakhir dilegalisir
   • Fotokopi Kartu Pegawai dilegalisir

D. Penambahan Gelar Kependidikan

1. JIKA GELAR PADA SK PANGKAT TERAKHIR TIDAK TERCANTUM DAN/ATAU BERBEDA DENGAN GELAR YANG TERCANTUM PADA DATA BKN, DALAM HAL INI PADA SAPK (SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN).
2. Perbaikan di lakukan oleh BKN Regional IV Makassar.
3. Hasil ralat atau perbaikan berbentuk cetakan data pokok PNS yang dicetak langsung dari SAPK (SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN).
4. Berkas persyaratan:
   • Surat pengantar dari pimpinan perangkat daerah ditujukan kepada Kepala Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Tengah
   • Fotokopi SK CPNS dilegalisir
   • Fotokopi SK PNS dilegalisir
   • Fotokopi SK Kenaikan Pangkat Terakhir dilegalisir
   • Fotokopi Kartu Pegawai dilegalisir
   • Fotokopi Ijazah dan Transkip Nilai yang digunakan untuk pengangkatan CPNS dilegalisir oleh Perguruan Tinggi (jika gelar yang belum tercantum adalah gelar yang digunakan pada pengangkatan CPNS)
   • Fotokopi Ijazah terakhir dan Transkip Nilai dilegalisir oleh Perguruan Tinggi (jika gelar yang belum tercantum adalah gelar pendidikan terakhir)
   • Fotokopi Ijazah terakhir dan Transkip Nilai dilegalisir oleh Perguruan Tinggi (jika gelar yang belum tercantum adalah gelar pendidikan terakhir).(INKA)