PERSIAPAN PEMUKTAHIRAN DATA MANDIRI ASN MELALUI MySAPK

Seiring perkembangan teknologi, sistem informasi merupakan salah satu faktor penting bagi sebuah organisasi baik publik maupun privat dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi. Di dalam pengelolaan Aparatur Sipil Negara (ASN), penggunaan teknologi dalam pengelolaan sistem informasi dapat diadopsi dalam rangka mendukung terciptanya sistem informasi manajemen kepegawaian yang terintegrasi. Menurut Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara, dijelaskan bahwa Sistem Informasi ASN adalah rangkaian informasi dan data mengenai Pegawai ASN yang disusun secara sistematis, menyeluruh, dan terintegrasi dengan berbasis teknologi.

Dalam kenyataannya, pengelolaan dan pengembangan sistem informasi kepegawaian ASN berbasis kompetensi yang dilaksanakan Badan Kepegawaian Negara (BKN) selama ini masih terdapat kendala. Belum lama beredar kabar yang viral bahwa pada tahun 2015 didapatkan bahwa terdapat data 97.000 PNS yang terduga fiktif. Permasalahan tersebut berimplikasi pada sejumlah PNS yang disinyalir tetap menerima aliran gaji tanpa bekerja, dengan indikasi tidak mengisi atau melakukan pendaftaran ulang data kepegawaian. Tak ayal, adanya permasalahan PNS fiktif ini sangat merugikan negara, karena pemerintah tetap mengeluarkan anggaran untuk membayar gaji maupun dana pensiun pada mereka. Maka dari itulah, BKN telah menindaklanjuti adanya temuan data 97.000 PNS fiktif tersebut. Yang pada akhirnya tersisa data 7.272 PNS yang dinyatakan tidak aktif lagi. BKN menjelaskan bahwa PNS yang diduga fiktif tersebut sebenarnya adalah PNS yang tidak mengikuti Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS) pada tahun 2015, padahal mereka adalah pegawai aktif yang tetap bekerja dan menerima gaji maupun gaji pension namun karena tidak mengikuti PUPNS 2015 sehingga tidak terdata di pengelolaan data BKN. Adapun alasan PNS yang tidak mengikuti PUPNS adalah mulai dari karena merasa tidak lama lagi akan pensiun hingga alasan bahwa pangkat sudah mentok serta alasan-alasan lainnya. Dari persoalan ini diketahui bahwa penggunaan sistem informasi kepegawaian tidak berjalan optimal, sehingga banyak menimbulkan masalah. Oleh karena itu perlu adanya sebuah perbaikan dalam segi pembaharuan atau updating data yang selama ini menjadi permasalahan.

Belajar dari permasalahan sebelumnya maka BKN telah melakukan pengembangan terhadap pemuktahiran data PNS yang terintegrasi dan dapat dilakukan mandiri via perangkat Handphone yang disebut Pemuktahiran Data Mandiri (PDM). Pemuktahiran Data Mandiri (PDM) adalah proses peremajaan dan pembaruan data secara mandiri yang bertujuan untuk mewujudkan data yang akurat, terkini, terpadu, berkualitas baik sehingga dapat menciptakan interoperabilitas data, dapat dilakukan oleh masing-masing ASN melalui pemanfaatan aplikasi MySAPK (SAPK Mobile).

MySAPK adalah aplikasi berbasis teknologi seluler untuk Pegawai Negeri Sipil yang terintegrasi dan terhubung secara daring dengan database PNS Nasional untuk informasi Profil Pegawai Negeri Sipil. Adapun data yang akan dimuktahirkan oleh masing-masing PNS dengan menggunakan MySAPK  adalah sebagai berikut :

1. Data Personal, yaitu data yang berisi informasi mengenai data pribadi ASN dan PPT Non-ASN.
2. Riwayat Jabatan, yaitu data yang berisi informasi riwayat jabatan yang pernah diampu PNS berdasarkan tugas, fungsi, tanggung jawab dan wewenang dalam sebuah jabatan ASN berdasarkan surat keputusan pengangkatan jabatan ASN.
3. Riwayat Pendidikan, yaitu Data yang berisi informasi Riwayat kualifikasi pendidikan formal PNS dari jenjang paling tinggi sampai jenjang paling rendah yang diselenggarakan di sekolah/universitas/institusi.
4. Riwayat Diklat, yaitu Data yang berisi informasi Riwayat pengembangan kompetensi yang pernah diikuti PNS meliputi diklat struktural, teknis/fungsional, seminar/workshop/ magang/sejenis.
5. Riwayat Kursus, yaitu Data yang berisi informasi Riwayat pengembangan kompetensi yang pernah diikuti PNS meliputi seminar, kursus, atau pembelajaran pengetahuan ketrampilan, penataran.
6. Riwayat SKP, yaitu Data yang berisi informasi Riwayat penilaian prestasi kerja selama 2 tahun terakhir yang dilakukan berdasarkan perencanaan kinerja pada tingkat individu dan tingkat unit atau organisasi dnegna memperhatikan target, capaian, hasil, dan manfaat yang dicapai serta perilaku PNS.
7. Riwayat Penghargaan/Tanda Jasa, yaitu Data yang berisi informasi Riwayat penghargaan, tanda jasa, atau tanda kehormatan berdasarkan penilaian konstribusi balas jasa pemerintah yang diberikan langsung kepada PNS.
8. Riwayat Pangkat dan Golongan Ruang, yaitu Data yang berisi informasi Riwayat penghargaan, tanda jasa, atau tanda kehormatan berdasarkan penilaian konstribusi balas jasa pemerintah yang diberikan langsung kepada PNS.
9. Riwayat Keluarga, yaitu Data yang berisi informasi keluarga, orang tua (ayah, ibu), data pasangan (suami/istri) dan anak.
10. Riwayat Peninjauan Masa Kerja, yaitu Data yang berisi informasi Riwayat penetapan persetujuan peninjauan masa kerja ASN.
11. Riwayat Pindah Instansi, yaitu Data yang berisi informasi Riwayat pemindahan ASN dari instansi kerja lama ke instansi kerja baru.
12. Riwayat Cuti Diluar Tanggungan Negara, yaitu Data yang berisi informasi Riwayat penetapan penetapan status cuti diluar tanggungan negara mulai dari persetujuan hingga pengaktifan kembali.
13. Riwayat CPNS/PNS, yaitu Data yang berisi informasi Riwayat status kedudukan CPNS atau PNS sesuai dengan surat keputusan.

Jadwal Pemuktahiran Data Mandiri (PDM) ASN Melalui MySAPK adalah sebagai berikut :

• Bulan Juni sampai dengan Juli Tahun 2021, proses aktivasi aplikasi MYSAPK. aktivasi aplikasi MySAPK dilakukan dengan terlebih dahulu menyelesaikan Rekon data Email dan nomor HP seluruh ASN karena aktivasi aplikasi MySAPK membutuhkan alamat Email dan nomor HP yang telah terdaftar di SAPK BKN.
• Bulan Juli sampai dengan Desember Tahun 2021, proses Pemuktahiran Data Mandiri (PDM) ASN Melalui MySAPK. Proses pemuktahiran data mandiri dilakukan dengan para ASN mengupdate data profil kepegawaian masing-masing melalui aplikasi melalui MySAPK yaitu dengan menambah data yang belum ada, memperbaiki data yang salah dan mengunggah dokumen pendukungnya.
• Bulan Agustus sampai dengan Desember Tahun 2021, proses verifikasi Pemuktahiran Data Mandiri (PDM) ASN Melalui MySAPK. Proses verifikasi dilakukan oleh instansi kepegawaian di daerah dan juga oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) Regional dan BKN Pusat.

Semoga dengan Pemuktahiran Data Mandiri melalui MySAPK dapat mewujudkan data yang akurat, terkini, terpadu, berkualitas baik. (INKA)