MENUJU KICK OFF PEMUTAKHIRAN DATA MANDIRI PROVINSI SULAWESI TENGAH
Sesuai jadwal yang ditetapkan oleh Badan Kepegawaian Negara, Aparatur Sipil Negara Provinsi Sulawesi Tengah akan memulakan pengisian data kepegawaian mandiri melalui aplikasi MYSAPK tepat pada tanggal 15 September yang akan datang. Oleh karena itu Badan Kepegawaian Daerah selaku pilot project dari kegiatan Pemuktahiran Data Mandiri jauh-jauh hari telah mempersiapkan segala sesuatunya demi menyukseskan kegiatan berskala nasional tersebut. Berbagai langkah antisipatif telah dilakukan, mulai dari meginformasikan ke seluruh OPD agar mengawal aktivasi aplikasi MYSAPK seluruh personilnya, membuka posko aktivasi terkait tata cara aktivasi dan pengecekan alamat email, penunjukan verifikator OPD, membuat grup WhatsApp khusus Verifikator agar memudahkan koordinasi sampai yang baru-baru ini dilakukan adalah sosialisasi tata cara pengisian dan upload dokumen di MYSAPK.
Menilik sedikit kebelakang, PDM merupakan kegiatan berskala nasional dengan Badan Kepegawaian Negara sebagai pilot projectnya, adapun sedikit menjabarkan seluk beluk mengenai PDM dimana Seiring perkembangan teknologi, sistem informasi merupakan salah satu faktor penting bagi sebuah organisasi baik publik maupun privat dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi. Di dalam pengelolaan Aparatur Sipil Negara (ASN), penggunaan teknologi dalam pengelolaan sistem informasi dapat diadopsi dalam rangka mendukung terciptanya sistem informasi manajemen kepegawaian yang terintegrasi. Menurut Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara, dijelaskan bahwa Sistem Informasi ASN adalah rangkaian informasi dan data mengenai Pegawai ASN yang disusun secara sistematis, menyeluruh, dan terintegrasi dengan berbasis teknologi.
Badan Kepegawaian Negara telah melakukan pengembangan terhadap pemuktahiran data PNS yang terintegrasi dan dapat dilakukan mandiri via perangkat Handphone yang disebut Pemuktahiran Data Mandiri (PDM). Pemuktahiran Data Mandiri (PDM) adalah proses peremajaan dan pembaruan data secara mandiri yang dilakukan dengan maksud agar terciptanya sistem informasi manajemen kepegawaian yang terintegrasi sebagaimana yang tercantum Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara dimana dijelaskan bahwa Sistem Informasi ASN adalah rangkaian informasi dan data mengenai Pegawai ASN yang disusun secara sistematis, menyeluruh, dan terintegrasi dengan berbasis teknologi.
Pemuktahiran Data Mandiri (PDM) dengan tujuan untuk mewujudkan data yang akurat, terkini, terpadu, berkualitas baik sehingga dapat menciptakan kekuratan data, dapat dilakukan oleh masing-masing ASN melalui pemanfaatan aplikasi MY SAPK (SAPK Mobile). MY SAPK sendiri adalah aplikasi berbasis teknologi seluler untuk Pegawai Negeri Sipil yang terintegrasi dan terhubung secara daring dengan database PNS Nasional untuk informasi Profil Pegawai Negeri Sipil. Secara lebih terperinci PDM bertujuan yaitu :
- Menciptakan Keakuratan Data Kepegawaian
Keakuratan data kepegawaian dapat menjamin pelayanan kepegawaian yang optimal sehingga dapat sehingga dapat diperoleh gambaran/keadaan umum kepegawaian, sebagai bahan guna memenuhi kebutuhan unsur pimpinan dalam rangka perencanaan dan pembinaan pegawai serta kebutuhan lainnya dan percepatan proses implementasi layanan kepegawaian.
- Terciptanya Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang Terintegrasi
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian adalah sistem yang mampu memberikan informasi data-data pegawai pada suatu organisasi atau instansi untuk saling berinteraksi mencapai tujuan yang ditargetkan. Simpeg menangani data kepegawaian khususnya meliputi pendataan pegawai, proses perencanaan, pengadaan dan formasi kepegawaian, mutasi pegawai dan lain sebagainya. Pemuktahiran Data Mandiri yang memanfaatkan aplikasi MY SAPK secara langsung telah mengimplementasikan keintegrasian data kepegawaian antara ASN dan pengelola kepegawaian baik di daerah maupun pusat. Dengan data yang terintegrasi maka mempermudah proses pertukaran, pengumpulan dan penyebaran informasi kepegawaian antara OPD dilingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah maupun dengan Badan Kepegawaian Negara (BKN).
- Mendukung Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Dalam Rangka Memberikan Layanan Informasi Kepada Stakeholder Secara Cepat, Tepat dan up-to-date.
Simpeg Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) adalah sistem yang mampu memberikan informasi data-data pegawai pada suatu organisasi atau instansi untuk saling berinteraksi mencapai tujuan yang ditargetkan. Simpeg menangani data kepegawaian khususnya meliputi pendataan pegawai, proses perencanaan, pengadaan dan formasi kepegawaian, mutasi pegawai dan lain sebagainya. Dengan dilakukannya Pemuktahiran Data Mandiri maka dapat sebagai sumber untuk melengkapi database SIMPEG sehingga lebih akurat.
- Mencegah Data Fiktif
Dalam kenyataannya, pengelolaan dan pengembangan sistem informasi kepegawaian ASN berbasis kompetensi yang dilaksanakan Badan Kepegawaian Negara (BKN) selama ini masih terdapat kendala. Belum lama beredar kabar yang viral bahwa pada tahun 2015 didapatkan bahwa terdapat data 97.000 PNS yang terduga fiktif. Permasalahan tersebut berimplikasi pada sejumlah PNS yang disinyalir tetap menerima aliran gaji tanpa bekerja, dengan indikasi tidak mengisi atau melakukan pendaftaran ulang data kepegawaian. Tak ayal, adanya permasalahan PNS fiktif ini sangat merugikan negara, karena pemerintah tetap mengeluarkan anggaran untuk membayar gaji maupun dana pensiun pada mereka. Maka dari itulah, BKN telah menindaklanjuti adanya temuan data 97.000 PNS fiktif tersebut. Yang pada akhirnya tersisa data 7.272 PNS yang dinyatakan tidak aktif lagi. BKN menjelaskan bahwa PNS yang diduga fiktif tersebut sebenarnya adalah PNS yang tidak mengikuti Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS) pada tahun 2015, padahal mereka adalah pegawai aktif yang tetap bekerja dan menerima gaji maupun gaji pension namun karena tidak mengikuti PUPNS 2015 sehingga tidak terdata di pengelolaan data BKN. Adapun alasan PNS yang tidak mengikuti PUPNS adalah mulai dari karena merasa tidak lama lagi akan pensiun hingga alasan bahwa pangkat sudah mentok serta alasan-alasan lainnya. Dari persoalan ini diketahui bahwa penggunaan sistem informasi kepegawaian tidak berjalan optimal, sehingga banyak menimbulkan masalah. Oleh karena itu perlu adanya sebuah perbaikan dalam segi pembaharuan atau updating data yang selama ini menjadi permasalahan. Belajar dari permasalahan sebelumnya maka BKN telah melakukan pengembangan terhadap pemuktahiran data PNS yang terintegrasi dan dapat dilakukan mandiri via perangkat Handphone yang disebut Pemuktahiran Data Mandiri (PDM). Dengan pemanfaatan MY SAPK yang merupakan aplikasi berbasis teknologi dan terintegrasi dan terhubung secara daring dengan database PNS Nasional maka dapat mencegah terjadinya data PNS yang fiktif di kemudian hari.
Untuk mensukseskan pengisian database kepegawaian MYSAPK pada 15 September yang akan datang, BKD Prov. Sulteng telah melaksanakan kegiatan Sosialisai Informasi Kepegawaian 2021 yang bertajuk Akselerasi Aparatur Sipil Negara Melalui Pemuktahiran Data Mandiri. Sosialisasi tersebut dilaksanakan pada tanggal 1 s/d 2 September minggu yang lalu. Sosialisasi dilakukan kepada seluruh perwakilan OPD yang terdiri dari verifikator PDM yang telah ditunjuk oleh masing-masing OPD. Sosialisasi dilakukan dengan menerapkan protokol kesehatan demi meminimalisir penyebaran virus COVID 19, oleh karena itu sosialisasi dilakukan dalam 4 sesi selama 2 hari untuk menghindari kerumunan selain kewajiban memakai masker dan penggunaan hand sanitizer.
Dalam sosialisasi dipaparkan tata cara pengisian data pada aplikasi MYSAPK yang dilanjutkan dengan tata cara verifikasi yang akan dilakukan oleh verifikator nantinya. Adapun nantinya masing-masing PNS wajib mengisi data profil dan data kepegawaiannya yang keseluruhannya terdiri dari 12 riwayat, yaitu Riwayat Profil, Riwayat Pangkat, Riwayat Pendidikan, Riwayat CPNS/PNS, Riwayat Jabatan, Riwayat Penambahan Masa Kerja, Riwayat Diklat, Riwayat Keluarga, Riwayat SKP, Riwayat Penghargaan, Riwayat Organisasi, dan Riwayat Cuti Di Luar Tanggungan Negara.
Adapun saat proses sosialisasi jumlah PNS Prov. Sulteng yang teraktivasi telah mencapai 10.500 aktivasi dari 11.800 PNS Prov. Sulteng. Progres tersebut menandakan antusiasme yang sangat besar dari PNS Prov. Sulteng untuk menyukseskan kegiatan PDM. Tentunya upaya ini bukan yang terakhir dilakukan oleh BKD, BKD akan terus memfasilitasi dan mengupayakan agar seluruh PNS sukses dalam pelaksanaan PDM, tidak hanya sampai proses aktivasi tapi sampai tuntas dalam pengisian data dan upload dokumennya masing-masing. (INKA)
