Regulasi Usul Kenaikan Pangkat Menggunakan Digital Dokumen Di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Tengah
Pengelolaan kenaikan pangkat berbasis digital dokumen merupakan inovasi yang dicanangkan oleh Kantor Regional IV Badan Kepegawaian Negara (BKN) Makassar dengan memanfaatkan aplikasi EWAKO (Electronic Webservice Application of KPO and PPO), DOCUDIGITAL (Documen Digital) serta penggunaan tanda tangan digital (digital signature). Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Tengah merupakan Provinsi pertama yang proses kenaikan pangkatnya dilayani oleh BKN dengan menggunakan sistem Digital Dokumen melalui aplikasi Ewako (Electronic Webservice Application of KPO and PPO). Aplikasi Ewako sendiri telah dilaunching pada tahun yang lalu tepatnya yaitu pada tanggal 1 Juli 2020 bersamaan dengan pencanangan Zona Integritas (ZI) menuju Wilayah Bebas Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM). Aplikasi EWAKO adalah aplikasi yang diluncurkan sebagai pendamping SAPK. Dengan aplikasi Ewako maka usul berkas kenaikan pangkat sudah tidak lagi menggunakan kertas (lesspaper).
Penyelenggaraan sistem aplikasi pengelolaan kepegawaian berbasis digital dokumen diatur dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Pasal 1 poin ke-1 dijelaskan bahwa “Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya”. Jika merunut pada poin pasal tersebut, maka penggunaan dokumen digital pada proses kenaikan pangkat PNS dimensinya adalah berupa foto elektronik. Hal tersebut dapat dikatakan dimana dokumen digital yang digunakan dalam proses kenaikan pangkat PNS adalah berkas fisik kepegawaian yang discan (scanning) menggunakan perangkat elektronik yaitu alat Scanner untuk kemudian menghasilkan dokumen digital atau dengan kata lain berkas fisik yang didigitalkan. Dokumen digital tersebut merupakan persyaratan dalam usul kenaikan pangkat dimana memuat informasi yang menjadi pertimbangan bisa atau tidaknya seorang PNS dinaikkan pangkatnya.
Dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Pasal 1 poin selanjutnya yaitu poin ke-4 dijelaskan bahwa “Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya”. Merunut pada pengertian tersebut maka berkas fisik PNS yang didigitalkan sebagai usul kenaikan pangkat termasuk dalam kategori dokumen elektronik. Hal tersebut dapat dikatakan karena proses berkas fisik yang didigitalkan tersebut memiliki arti yang sama sifatnya dengan berkas fisik yang dapat diverifikasi sehingga menjadi bahan informasi yang dapat digunakan verifikator dalam pertimbangan kenaikan pangkat PNS.
Selain itu, pada Pasal 1 poin ke-5 dan ke-6 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 juga memuat penjelasan tentang pemanfaatan Sistem Elektronik. Dimana pada poin ke-5 dijelaskan bahwa Sistem Elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan Informasi Elektronik. Sedangkan pada poin ke-6 dijelaskan bahwa Penyelenggaraan Sistem Elektronik adalah pemanfaatan Sistem Elektronik oleh penyelenggara negara, Orang, Badan Usaha, dan/atau masyarakat. Merunut pada poin pasal ke-5 dan ke-6 tersebut maka sesuai dengan proses pengelolaan kenaikan pangkat di BKD yang wajib dilakukan melalui sistem aplikasi milik BKN yaitu SAPK (Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian) dengan memanfaatkan dokumen digital yang terkoneksi secara online antara BKD dan BKN. Dalam pelayanan kepegawaian baik yang dilakukan oleh Badan Kepegawaian Negara, instansi pusat maupun instansi daerah, para pengelola kepegawaian telah menggunakan aplikasi SAPK. SAPK merupakan singkatan dari Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian. Aplikasi ini adalah aplikasi besutan BKN yang ditujukan untuk memberikan pelayanan kepegawaian bagi seluruh PNS di Indonesia dan aplikasi ini telah digunakan oleh seluruh instansi pemerintahan di Indonesia. Proses penetapan NIP, proses kenaikan pangkat, proses pensiun, dan proses kepegawaian lainnya dilakukan melalui aplikasi berbasis web ini. Tidak semua PNS bisa mengakses SAPK karena aplikasi ini hanya diperuntukkan bagi PNS pengelola kepegawaian saja.
Selain poin-poin yang menyangkut penggunaan dokumen digital dan sistem elektronik, pada Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 juga memuat manfaat pemanfaatan teknologi informasi bagi pemerintahaan yaitu terdapat pada Pasal ke-4 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 yang menyebutkan Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan dengan tujuan untuk ”meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik”. Dari uraian pasal dan poin-poin dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 maka Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 sebagai dasar regulasi dalam Kebijakan Kenaikan Pangkat Berbasis Digital Dokumen di Badan Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Tengah. (INKA)
