KONSEP REKRUTMEN DALAM MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DI LINGKUP PEMERINTAHAN

Manajemen Sumber Daya Manusia

Dalam organisasi, tampak suatu fenomena administratif, yaitu semakin besarnya perhatian terhadap pentingnya manajemen sumber daya manusia. Perhatian yang semakin besar tersebut ditunjukkan baik oleh para politisi, para tokoh industri, para pembentuk opini yaitu media massa, para birokrat di lingkungan pemerintahan maupun oleh para ilmuwan yang menekuni berbagai cabang ilmu, terutama ilmu-ilmu sosial. Salah satu tantangan yang akan dihadapi oleh organisasi di masa depan adalah untuk menciptakan organisasi yang semakin beraneka ragam tetapi sekaligus menuntut pengelolaan yang semakin efisien, efektif dan produktif, maka ketergantungan organisasi pada manajemen sumber daya manusia yang semakin bermutu tinggi akan semakin besar pula. Henry Simamora (Manajemen Sumber Daya Manusia, 2003:8) mendefinisikan manajemen sumber daya manusia adalah sebagai pendayagunaan, peengembangan, penilaian, dan pengelolaan terhadap individu anggota organisasi atau kelompok bekerja.

Dalam pemerintahan, pentingnya manajemen sumber daya manusia yaitu untuk menciptakan pendayagunaan manajemen aparatur ke arah penampilan yang lebih efektif dan efisien. Bintoro Tjokroamidjojo (Manajemen Pembangunan, 1996:160) menjelaskan pentingnya pendayagunaan manajemen sumber daya manusia dalam pemerintahan yaitu Pendayagunaan manajemen aparatur pemerintah juga diperlukan karena meningkatnya beban tanggungan aparatur pemerintah dalam mengelola pembangunan. Baik dalam volume yang dapat dilihat dari meningkatnya jumlah anggaran belanja negara. Demikian pula jumlah penyertaan dalam program-program pembangunan, program pertanian, perkebunan, keluarga berencana, transmigrasi, pendidikan, kesehatan, dan lain-lain.

Berarti bahwa kebijaksanaan apapun yang dirumuskan dan ditetapkan di bidang sumber daya manusia dan langkah-langkah apapun yang diambil dalam manajemen sumber daya manusia itu, kesemuanya harus berkaitan dengan pencapaian berbagai jenis tujuan yang telah ditetapkan untuk dicapai. Jelaslah bahwa benang merah yang selalu tampak dalam pembahasan mengenai manajemen sumber daya manusia ialah bahwa karena manusia merupakan unsur terpenting dalam setiap dan semua organisasi.

Konsep Rekrutmen

Merupakan kenyataan bahwa dalam suatu organisasi selalu terbuka kemungkinan untuk terjadinya berbagai lowongan dengan aneka ragam penyebabnya. Misalnya, karena perluasan kegiatan organisasi tercipta pekerjaan-pekerjaan dan kegiatan baru yang sebelumnya tidak dilakukan oleh para pekerja dalam organisasi. Lowongan pekerjaan juga bisa timbul karena ada pekerja yang berhenti dan pindah ke organisasi yang lain. Mungkin pula lowongan terjadi karena ada pekerja yang diberhentikan, baik dengan hormat maupun tidak dengan hormat karena dikenakan sanksi disiplin. Alasan lain adalah karena ada pekerja yang berhenti karena telah mencapai usia pensiun. Lowongan bisa pula terjadi karena ada pekerja yang meninggal dunia. Dengan demikian seperti kata Sondang P. Siagian (1997:102) sebagai definisi dapat dikatakan bahwa rekrutmen adalah proses mencari, menemukan dan menarik pelamar yang kapabel untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi.

Berbagai langkah yang diambil dalam proses rekrutmen pada dasarnya merupakan salah satu tugas pokok para tenaga spesialis yang berkarya dalam satuan organisasi yang mengelola sumber daya manusia. Mereka biasanya dikenal dengan istilah pencari tenaga kerja. Dalam melaksanakan tugas rekrutmen para pencari tenaga kerja mendasarkan kegiatannya pada perencanaan sumber daya manusia yang telah ditentukan sebelumnya. Perlu ditekankan bahwa kegiatan rekrutmen tidak  bisa tidak harus didasarkan pada perencanaan sumber daya manusia karena dalam rencana tersebut telah ditetapkan berbagai persyaratan yang harus dipenuhi oleh orang-orang yang ingi bekerja dalam organisasi yang bersangkutan.

Disamping itu proses rekrutmen juga perlu mengaitkan antara identifikasi lowongan dengan informasi tentang analisis pekerjaan. Informasi tersebut mengandung hal-hal penting tentang tugas apa yang akan dilakukan oleh para tenaga kerja baru yang berhasil dicari, ditemukan, diseleksi dan dipekerjakan. Dengan perkataan lain harus di upayakan agar semua sumber tenaga kerja digarap dengan sebaik mungkin. Hal tersebut juga sejalan dengan prinsip-prinsip rekrutmen menurut  Rivai (Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan, Dari Teori ke Praktik , 2005:161),  adalah sebagai berikut :

1. Mutu karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan.
2. Jumlah karyawan yang diperlukan harus sesuai dengan job yang tersedia.
3. Biaya yang diperlukan diminimalkan.
4. Perencanaan dan keputusan-keputusan strategis tentang perekrutan.
5. Pertimbangan-pertimbangan hukum.

Dengan demikian tujuan utama proses rekrutmen ialah menjamin tersedianya tenaga kerja yang memenuhi persyaratan kuantitatif dan kualitatif untuk menyelenggarakan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawab fungsional suatu instansi atau organisasi dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah ditetapkan untuk dicapai.

Rekrutmen Calon Pegawai Negeri Sipil

Dalam suatu organisasi keberhasilan suatu target yang telah ditentukan sangat erat hubungan dengan sistem dan prosedur yang digunakan. Sistem dan prosedur dapat bekerja dengan baik bilamana personal yang menggunakan sistem dan prosedur tersebut menggunakannya dengan baik pula. Sistem juga mempunyai manfaat membuka informasi bagi pihak yang terlibat langsung dalam organisasi dan bagi pihak luar. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan dari  unsur atau komponen yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu.

Sistem merupakan suatu pendekatan teoritis, yang banyak digunakan dalam menganalisis berbagai masalah. Ada beberapa pengertian sistem seperti yang dikemukakan beberapa penulis buku diantaranya menyebutkan sistem sebagai suatu rangkaian susunan berkesinambungan yang saling terkait, teratur dan menyeluruh (global) atau dapat juga diartikan sebagai suatu rangkaian kenyataan-kenyataan, prinsip-prinsip, peraturan-peraturan, mulai dari perencanaannya, tata cara, jalan pelaksanaan pekerjaannya sampai pada fungsinya.

Pegawai Negeri Sipil merupakan salah satu organ penting bagi eksistensi suatu negara, keberadaan Pegawai Negeri Sipil selain sebagai bagian dari eksekutif juga terdapat pada organ-organ kenegaraan lainnya seperti  lembaga yudikatif maupun lembaga legislatif. Pengertian Pegawai Negeri menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian, Pegawai Negeri Sipil adalah setiap Warga Negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau, diserahi tugas Negara lainnya dan digaji ber-dasarkan peraturan perundangan yang berlaku, sementara pengertian PNS yang tertuang dalam pasal 1 angka 3 UU No. 5 tahun 2014 menyatakan bahwa PNS adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai Pegawai ASN secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan. Sedangkan yang disebut sebagai calon pegawai negeri sipil (CPNS) dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 Pasal 16, yang dimaksud calon pegawai negeri sipil adalah pelamar yang dinyatakan lulus ujian penyaringan dan telah diberikan nomor identitas pegawai negeri sipil.

Sistem rekrutmen yang ideal adalah sebuah program dimana sejumlah  pelamar yang berkualitas ditarik dan menerima posisi jabatan tertentu yang dilakukan dengan cara yang sangat efisien. Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 dan Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004, pelaksanaan manajemen PNS di daerah menjadi wewenang daerah, dengan lebih menekankan pada kualitas pegawai agar tercapai pegawai yang profesional. Oleh sebab itu, di era reformasi birokrasi sekarang ini; proses perekrutan Pegawai Negeri Sipil / Aparatur Sipil Negara harus disesuaikan dengan analisis jabatan, analisis beban kerja, analisis kebutuhan, dan rasio anggaran  belanja pegawai setiap daerahnya. Serta dalam menentukan tingkat kelulusan,  pemerintah akan mengambil kebijakan dengan memberikan tingkat ambang  batas (passing grade) yang tidak sama.

Analisis jabatan adalah terjemahan dari bahasa inggris  job analysis, yaitu suatu metode yang biasa digunakan untuk memperoleh fakta-fakta yang tepat mengenai jabatan-jabatan secara langsung dan intensif. Metode yang dimaksud mengandung pengamatan jabatan dan pelaporan fakta-fakta yang telah diamati dan yang telah diperoleh dengan mengadakan pembicaraan dengan para pegawai, pengawas, dan orang lain yang dinilai mempunyai informasi berharga. Unsur utama dalam setiap program manajemen kepegawaian adalah analisis jabatan. Proses analisis jabatan menghasilkan dua dokumen yang penting, uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Uraian  jabatan mengikhtisarkan kewajiban-kewajiban, tanggung jawab, kondisi-kondisi kerja, dan kegiatan-kegiatan dari suatu jabatan tertentu.

Persyaratan jabatan mengikhtisarkan syarat-syarat pegawai seperti tingkat pendidikan, pengalaman yang ada hubungannya dengan jabatan,  pengetahuan, keterampilan-keterampilan, atau kemampuan-kemampuan yang diperlukan untuk melakukan suatu jabatan tertentu.

 Istilah analisis adalah terjemahan dari kata to analyze yang berarti “menguraikan”. Jadi analisis jabatan berarti menguraikan suatu jabatan menjadi beberapa tugas. Analisis jabatan merupakan suatu teknik sumber daya manusia yang  penting dan sangat luas, karena analisis jabatan merupakan suatu proses sistematik daripada penentuan keterampilan, kewajiban, dan pengetahuan yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan-jabatan dalam suatu organisasi. Fakta-fakta jabatan itu dikumpulkan, dianalisis, dan dicatat seperti apa sebenarnya jabatan itu. Menurut Hariandja (2007:48), analisis jabatan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut. Maka dapat disimpulkan, bahwa analisis jabatan adalah suatu kegiatan yang mempelajari, mengumpulkan, dan mencatat informasi-informasi atau fakta-fakta yang  berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis dan teratur. Analisis jabatan merupakan suatu proses yang sangat penting dalam manajemen sumber daya manusia. Melalui analisis jabatan, akan diketahui berapa posisi/jabatan yang seharusnya ada dalam suatu organisasi dan kemampuan apa yang dibutuhkan oleh pemegang jabatan.

Dalam mengetahui kebutuhan pegawai, analisis jabatan berperan sebagai dasar penyusunan formasi. Melalui analisis jabatan dapat digambarkan secara konkrit jumlah dan kualitas PNS yang diperlukan oleh suatu unit organisasi untuk melaksanakan tugasnya secara berdaya guna dan  berhasil guna. Penetapan formasi PNS, baik formasi untuk pemerintah pusat dan daerah sangat ditentukan oleh tersedianya anggaran negara. Oleh karena itu walaupun suatu formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan yang ditetapkan menjadi kebutuhan pegawai, akan tetapi menjadi pertimbangan yang sangat mendasar adalah kemampuan anggaran negara.

Formasi berdasarkan PP nomor 97 Tahun 2000 jo PP Nomor 54 Tahun 2003 Tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil, formasi adalah penentuan jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan untuk mampu melaksanakan tugas  pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. Penetapan formasi  bertujuan agar satuan-satuan organisasi pemerintah mempunyai jumlah dan mutu PNS yang memadai sesuai beban kerja dan tanggung jawab pada masing-masing satuan organisasi. Dalam menentukan dasar pertimbangan penyusunan formasi, yaitu jenis pekerjaan, sifat pekerjaan, perkiraan beban kerja, perkiraan kapasitas pegawai, kebijakan pelaksanaan pekerjaan, jenjang dan jumlah jabatan serta kepangkatan. (SGL)