MEMBANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN

Dalam suatu organisasi keberhasilan suatu target yang telah ditentukan sangat erat hubungan dengan sistem dan prosedur yang digunakan. Sistem dan prosedur dapat bekerja dengan baik bilamana personal yang menggunakan sistem dan prosedur tersebut menggunakannya dengan baik pula. Sistem juga mempunyai manfaat membuka informasi bagi pihak yang terlibat langsung dalam organisasi dan bagi pihak luar. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan dari  unsur atau komponen yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Pada masa sekarang peranan informasi bagi organisasi bukan lagi sekedar sebagai alat untuk mengembangkan efektivitas maupun efisiensi, melainkan juga sebagai alat untuk menilai dan mengembangkan kualitas sumber daya manusia yang dimiliki. Pengembangan sistem informasi manajemen yang baik adalah merupakan kebutuhan yang tak dapat ditawar bagi kelangsungan hidup organisasi.

Tujuan dibentuknya sistem informasi manajemen (SIM) adalah supaya suatu organisasi memiliki suatu sistem yang dapat diandalkan dalam mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang rutin maupun keputusan strategis. Di dalam suatu organisasi, SIM dipergunakan pada ketiga tingkatan manajemen yaitu :

1. Manajemen tingkat bawah, SIM dipergunakan untuk keperluan pengendalian operasional (operational control).
2. Manajemen tingkat menengah, penerapan SIM dipergunakan untuk keperluan pengendalian manajemen (management control).
3. Manajemen tingkat puncak, yang tugas utamanya adalah untuk membuat perencanaan strategis atau strategic planning bagi organisasi.
4. Ketersediaan sumber daya manusia merupakan bagian terpenting dalam pelaksanaan fungsi dan tugas suatu organisasi.

Fungsi esensial manajemen sumber daya manusia adalah memastikan agar organisasi dapat mencapai tujuan-tujuan strategisnya dengan memiliki sumber daya manusia yang dapat diandalkan untuk memenuhi kebutuhan organisasi secara kuantitas maupun kualitas, kompeten dan menghasilkan kinerja yang efektif hingga superior pada jabatan dan peranan masing-masing serta berkontribusi optimal dalam memajukan organisasi. Pengelolaan aspek manajemen sumber daya manusia dalam lingkup pemerintahan dapat dikelola dan dilaksanakan dengan optimal sehingga proses pengelolaan yang dilakukan secara konvensional sudah tidak efektif dan efisien. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, pemerintah telah menetapkan kebijakan sistem e-government mencakup pengembangan sistem informasi manajemen di bidang kepegawaian yang dikenal dengan istilah SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian), di mana penggunaannya diharapkan dapat menjadikan proses pelaksanaan PNS berlangsung secara lebih optimal, efisien dan efektif. Ruang lingkup Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian adalah sistem yang mampu berkembang secara luas dan komleks serta mampu memberikan informasi kepegawaian yang diperlukan oleh pimpinan atau pengambil keputusan, dalam kaitannya untuk peningkatan kualitas pegawai melalui sistem pembinaan.

Pengelolaan kepegawaian yang bersifat manajerial maupun teknis administratif selalu berhubungan dengan data, dalam bentuk yang tercetak maupun dalam bentuk data elektronik. Kegiatan administrasi kepegawaian akan berpengaruh pada keadaan data perorangan pegawai maupun keseluruhan. Seringkali perubahan-perubahan yang terjadi tidak diketahui oleh para pelaksana administrasi yang lain. Keberadaan persangkat komputer tidak banyak membantu karena data disimpan dan dikelola oleh masing-masing pelaksana dan tidak ada kesatuan platform dalam penyimpannya. Akibatnya dalam hal data pokok sekalipun, bisa perlu waktu lama untuk menemukannya atau bahkan terjadi kesalahan. Oleh karena itu, Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian sangat perlu keberadaannya untuk mewujudkan pengelolaan data kepegawaian yang tersistematis dan terprogram dengan baik. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan suatu sistem pengolahan data kepegawaian yang dijalankan yang dilakukan dengan dua cara yaitu secara manual dan secara elektronik. Sedangkan secara manual dapat dikatakan bahwa pengolahan data pada Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dijalankan bukan sekedar menyangkut perangkat keras teknologi pendukungnya, tetapi juga menyangkut tindakan yang dilakukan, prosedur yang dijalankan, dan tugas-tugas yang telah disusun sehingga dapat memberikan solusi untuk menjawab perubahan-perubahan yang terjadi, demi menyediakan informasi yang akurat di bidang kepegawaian.

Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG), dapat dilakukan penghimpunan data kepegawaian tiap Pegawai Negeri Sipil (PNS), merekam tiap perubahan yang terjadi, serta menyimpannya dalam satu himpunan data (database). Dari database tersebut bisa dijadikan sumber data daslam pelaksanaan administrasi kepegawaian maupun output yang dapat dijadikan informasi yang dapat digunakan dalam engambilan keputusan atau pembuatan kebijakan di bidang kepegawaian. Simpeg (Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian) yang dibentuk dan disusun sesuai dengan amanat Undang-undang nomor 5 tahun 2014 tentang Aparatur sipil negara dimana diwajibkan adanya sistem informasi pengelolaan data kepegawaian. Dalam implementasinya Simpeg disusun berdasarkan pedoman dan ketentuan- ketentuan yang tertuang dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah. Ketentuan-ketentuan dalam Kepmendagri tersebut, terutama dipergunakan dalam pembakuan materi data kepegawaian, sehingga pengolahan data dengan sistem komputer dapat memenuhi kepentingan konsumsi yang lebih luas dan memenuhi standar pembentukan bank data kepegawaian yang lengkap. Simpeg di lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah yang dikelola oleh Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Sulawesi Tengah telah dirintis pengembangannya sejak tahun 2002. 

Adapun tujuan dari perlunya pembangunan sistem informasi menajemen kepegawaian di BKD Prov. Sulteng yaitu :

• Menyajikan informasi data kepegawaian, sehingga dapat diperoleh gambaran/keadaan umum kepegawaian khususnya Pegawai Negeri Sipil di Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah.
• Menyajikan informasi data kepegawaian, sebagai bahan guna memenuhi kebutuhan unsur pimpinan dalam rangka perencanaan, pembinaan pegawai serta kebutuhan lainnya.
• Mempercepat dan mempermudah proses integrasi, pertukaran, pengumpulan dan penyebaran informasi kepegawaian antara OPD dilingkungan  Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah.
• Terwujudnya tenaga pengelola data kepegawaian di setiap OPD yang kompeten dalam pengelolaan layanan kepegawaian.
• Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.

Pada tingkatan yang lebih tinggi, yaitu pada pemerintah pusat, Badan Kepegawaian Negara (BKN) pada medio 2020 yang lalu telah meluncurkan Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara atau yang disingkat SIASN. Sistem ini mengintegrasikan data ASN secara nasional meliputi seluruh Instansi Pemerintah Pusat dan Instansi Pemerintah Daerah. Sistem ini diluncurkan resmi dalam perhelatan Rakornas Kepegawaian 2020 secara virtual, yang diadakan akhir tahun 2020. Sistem SIASN tersebut digadang sebagai sebuah jawaban dari implementasi Satu Data ASN.

Peluncuran SIASN pada saat itu dirangkaikan dengan perhelatan Rakornas Kepegawaian 2020 secara virtual, dipimpin secara langsung oleh Kepala BKN, Bima Haria Wibisana bersama Menteri Pendayagunaan Aparatur dan Reformasi Birokrasi yang pada saat itu dijabat oleh mendiang almarhum bapak Tjahjo Kumolo. Dikemukakan pada saat itu bahwa program SIASN bertujuan untuk memperbaiki kualitas layanan data ASN. Melalui SIASN, setiap ASN dapat memantau progres layanan kepegawaiannya dengan menerima notifikasi via MySAPK atau email. SIASN juga sudah menerapkan digital signature sehingga proses layanan pengusulan kepegawaian tidak memakan waktu yang lama dan berbasis paperless. Dengan penerapan digital signature dan berbasis paperless selain dapat mengefisiensi waktu pelayanan kepegawaian, juga dapat mengefisiensi biaya atau penggunaan anggaran dalam tata kelola manajemen kepegawaian.

Dengan menilik dari manfaat sistem informasi manajemen kepegawaian, yang apabila dikelola dengan baik sehingga mampu menghasilkan informasi  yang dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan pengembangan kualitas ASN dari hulu ke hilir, dari pengadaan kebutuhan pegawai hingga pengembangan karirnya, maka tidaklah berlebihan apabila dikatakan pembangunan sistem informasi manajemen kepegawaian adalah hal yang wajib diutamakan dan dilaksanakan sebaik-baiknya. (SGL)