KETIDAKSESUAIAN DATA PNS PADA SAPK (SISTEM APLIKASI PENGELOLAAN KEPEGAWAIAN ) BADAN KPEGAWAIAN NEGARA
Proses layanan kepegawaian oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) saat ini secara maksimal menggunakan database dan aplikasi Sistim Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK). Sejak proses pengadaan/pengangkatan sebagai pegawai (CPNS) hingga pemberhentian atau pensiun. Metode ini juga berlaku pada layanan kepegawaian ditingkat daerah, Provinsi dan Kab/Kota. Semisal proses kenaikan pangkat, pencetakan SK Kenaikan Pangkat (SK KP) oleh BKD juga merujuk pada data dan aplikasi SAPK. SK KP dicetak menggunakan data yang ada pada SAPK (Nama dan NIP). Olehnya kesesuaian profil PNS pada aplikasi SAPK menjadi penting agar SK KP terbit dengan redaksi data yang benar. Proses layanan usul pensiun juga demikian. Pihak BKN bisa menerbitkan rekomendasi, pertimbangan teknis atau hal lainnya termasuk SK Pensiun jika profil data PNS bersangkutan dalam aplikasi SAPK telah sesuai dengan data yang ada (SK CPNS dan Ijasah pengangkatan pertama selalu menjadi rujukan utama). Adanya kejadian tersebut (data tdak sesuai), penerbitan SK Pensiun menjadi terkendala atau terhambat dan SK Pensiun tidak terbit sesuai jadwal pensiun. Dampaknya, gaji pensiun terpaksa tertunda untuk diterima. Terhambatnya urusan-urusan tersebut dikarenakan harus dilakukan penyesuaian data antara yang tertera di dokumen PNS dengan data pada SAPK. Adapun proses penyesuaian data-data tersebut (nama, nip, pendidikan) sampai saat ini kewenangannya masih terdapat pada BKN baik Regional maupun Pusat sehingga belum dapat dilakukan koreksi langsung oleh pengelola di daerah (BKD). Hal tersebut menyebabkan proses penyesuaian data membutuhkan waktu lebih lama ketimbang apabila dapat dilakukan oleh pengelola di daerah.
Secara garis besar permasalahan ketidaksesuaian data antara data di instansi pusat maupun daerah dengan data yang terdapat dalam database SAPK kepegawaian adalah sebagai berikut:
| JENIS PERMASALAHAN | PERMASALAHAN | SOP PERBAIKAN DATA |
| Nama PNS | Ketidaksesuaian Nama (cakupan permasalahan yang umum terjadi adalah perbedaan huruf pada nama, tanda baca dan spasi pada nama yang tidak sesuai, dan gelar pendidikan yang masuk/tergabung pada nama) | Instansi pengelola kepegawaian baik pusat maupun daerah harus mengusulkan perbaikan nama PNS ke BKN Pusat dengan melampirkan : 1. Fotocopy Karpeg dilegalisir 2. Fotocopy SK CPNS dilegalisir 3. Fotocopy SK Pengangkatan dari CPNS menjadi PNS (SK 100%) dilegalisir 4. Fotocopy SK Kenaikan Pangkat Terakhir dilegalisir 5. Fotocopy Ijazah CPNS (Ijazah yang tertera di SK CPNS/Ijazah yang digunakan terangkat CPNS 6. Surat Usulan Perbaikan Data ditujukan kepada Kepala BKN |
| Nama PNS | Nama PNS tidak sesuai pada data SAPK BKN, namun terdapat ketidaksesuaian pula penulsan nama pada SK CPNS dan Ijazah CPNS (Ijazah yang digunakan terangkat CPNS) | Instansi pengelola kepegawaian baik pusat maupun daerah melakukan perbaikan data pada SK CPNS terlebih dahulu dengan menerbitkan SK CPNS PERBAIKAN Setelah SK CPNS PERBAIKAN diterbitkan, dilanjutkan dengan instansi pengelola kepegawaian baik pusat maupun daerah mengusulkan perbaikan nama PNS ke BKN Pusat dengan melampirkan : 1. Fotocopy Karpeg dilegalisir 2. Fotocopy SK CPNS dilegalisir 3. Fotocopy SK Pengangkatan dari CPNS menjadi PNS (SK 100%) dilegalisir 4. Fotocopy SK Kenaikan Pangkat Terakhir dilegalisir 5. Fotocopy Ijazah CPNS (Ijazah yang tertera di SK CPNS/Ijazah yang digunakan terangkat CPNS 6. Surat Usulan Perbaikan Data ditujukan kepada Kepala BKN |
| NIP PNS | Ketidaksesuaian Nip (cakupan permasalahan yang umum terjadi adalah tanggal lahir pada NIP tidak sesuai dan kode jenis kelamin tidak sesuai) | Instansi pengelola kepegawaian baik pusat maupun daerah harus mengusulkan perbaikan NIP PNS ke BKN Pusat dengan melampirkan : 1.Fotocopy Karpeg dilegalisir 2.Fotocopy SK CPNS dilegalisir 3.Fotocopy SK Pengangkatan dari CPNS menjadi PNS (SK 100%) dilegalisir 4.Fotocopy SK Kenaikan Pangkat Terakhir dilegalisir 5.Fotocopy Ijazah CPNS (Ijazah yang tertera di SK CPNS/Ijazah yang digunakan terangkat CPNS 6.Surat Usulan Perbaikan Data ditujukan kepada Kepala BKN |
| NIP PNS | NIP PNS tidak sesuai pada data SAPK BKN, namun terdapat ketidaksesuaian pula penulsan NIP pada SK CPNS dan Ijazah CPNS (Ijazah yang digunakan terangkat CPNS) | Instansi pengelola kepegawaian baik pusat maupun daerah melakukan perbaikan data pada SK CPNS terlebih dahulu dengan menerbitkan SK CPNS PERBAIKAN Setelah SK CPNS PERBAIKAN diterbitkan, dilanjutkan dengan instansi pengelola kepegawaian baik pusat maupun daerah mengusulkan perbaikan NIP PNS ke BKN Pusat dengan melampirkan : 1.Fotocopy Karpeg dilegalisir 2.Fotocopy SK CPNS dilegalisir 3.Fotocopy SK Pengangkatan dari CPNS menjadi PNS (SK 100%) dilegalisir 4.Fotocopy SK Kenaikan Pangkat Terakhir dilegalisir 5.Fotocopy Ijazah CPNS (Ijazah yang tertera di SK CPNS/Ijazah yang digunakan terangkat CPNS Surat Usulan Perbaikan Data ditujukan kepada Kepala BKN |
| Gelar kependidikan | Ketidaksesuaian gelar kependidikan (gelar kependidikan berbeda dan gelar terbaru belum tercantum) | Instansi pengelola kepegawaian baik pusat maupun daerah harus mengusulkan perbaikan gelar kependdikan PNS ke BKN Pusat dengan melampirkan : 1.Fotocopy Karpeg dilegalisir 2.Fotocopy SK CPNS dilegalisir 3.Fotocopy SK Pengangkatan dari CPNS menjadi PNS (SK 100%) dilegalisir 4.Fotocopy SK Kenaikan Pangkat Terakhir dilegalisir 5.Fotocopy Ijazah terakhir dilegalisir Perguruan Tinggi/Universitas 6.Fotocopy Surat Izin Belajar dilegalisir 7.Dokumen Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) memuat data PDPT PNS yang diusulkan 8.Surat Usulan Perbaikan Data ditujukan kepada Kepala BKN |
BKD Prov. Sulteng telah melakukan jemput bola dengan meminta secara resmi data/dokumen PNS yang akan pensiun periode 2021 s/d 2025 untuk dilakukan pengecekan data pada dokumen PNS yang bersangkutan, agar apabila ditemukan ketidaksesuaian data pada SAPK maka dapat dilakukan proses perbaikan data sedini mungkin demi kelancaran pengelolaan kepegawaian PNS terutama kenaikan pangkat dan pensiun. Kegiatan yang dimaksud telah dilakukan pada pada kegiatan pemuktahiran database kepegawaian BKD tahun anggaran 2021. Pada 2022 ini BKD fokus pada perbaikan data PNS fungsional guru SMA/SMA karena masih banyaknya data kepegawaian guru SMA/SMK yang berbeda antara data BKN dengan dokumen yang dimliki, disamping tentunya tetap sigap mengusulkan perbaikan data seluruh PNS Prov. Sulteng yang bermasalah datanya. (INKA)
